緊急対応段取り体制も大事

会社の出勤時間は朝の8時から、昼の17時までですが、いつも仕事を完了してからも随分時間を過ぎてしまいます。

その日も、19時頃になって帰ろうだと思ったところ、お客様から新しいメールが入りました、

メールを確認したところ、「大変急ぎ、可能な限り納期の調整」などの文書があり、非常に急ぎな感じを受けました。

図面を簡単確認し、数量、材質、表面処理などの内容は明記しています。

早速、チャットソフトのwechatを利用し同時に技術者と生産管理者に図面を送信しました。退勤していた技術者にすぐ電話にて連絡を取りました、こういう案件がありまして、非常に急ぎ納期があり、お客様から急ぎ対応の要望がありまして、明日まで待てなく今晩すぐ図面精査して見積もりをしてほしい旨を伝えました。

この部品の材質はアルミで、加工工程が多く、表面処理もあります。急ぎの案件なので、特別の調整が必要となります。すぐ生産管理者にも連絡しました。技術の確認と同時に最短納期はいつになるか確認してもらいます。

でも残念なことに、10分後生産管理から、やはり加工工程がかかり、全体の負荷見れないと、確実な最短納期回答ができない状況もあり、明日朝一でも待ってくれないかの要請がありました。

仕方がなく、技術の見積もりを基づき、見積書を作りました。メール回答と同時に、納期確認の状況も説明しました。

こういう経緯があり、当日の仕事がそこで終わったかだと思うでしょう。

23:30に近くになって着たところ、携帯電話な音がありました。

「明日朝一からスタートできれば、〇月〇日出荷できます。」

これは最高な報告でしょう。早速パソコンを開いてお客様へ納期を知らせしました。

日本時間は中国時間より一時間早く、もう休んでかだと思いました。

「素晴らしいご対応をありがとうございます。

大変困っている案件につき、非常に助かります。

明日午前中に注文書をお送りできるよう尽力します。」

いつもこのような事件があります。お客様の急ぎを自社の急ぎとし、会社のトップから、作業員まで、速やかの動き、スムーズな段取りも会社として、最も大事なことだと思われます。

 

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